Profesyonel Yönetim Sistemleri Danışmanlığı
şirketleri başarıya ulaştırıyor.
İnsan çabası, şirketteki gelişkin yönetim sistemlerinin iyi çalışmasıyla başarıya ulaşır. Bu başarı ölçülebilir, geliştirilebilir ve sürdürülebilir “Yönetim Sistemleri” ile mümkün olur.
Şirketleri başarıya taşıyan şey “doğru yönetim”dir. Şirketin bugün ve gelecekte doğru yönetileceğine emin olabilecek sistemleri kurmak tepe yöneticilerinin temel ödevidir.
Etkin Şirket Yönetim Sistemi Nedir, Alt sistemlerle Nasıl Çalışır?
Yönetim Sistemi şirketin beyni ve sinir sistemidir. Yönetim alt sistemleri ise kaslarıdır. Sağlıklı olmak, doğru hedefleri belirlemek ve hedeflere ulaşma yolunda gitmek, tüm sistemin doğru kurulup uyum içinde aynı yönde ilerlemesi için doğru çalışmasını ifade eder. Etkin, başarılı çalışan ve sonuç alan bir yönetim gidilecek yönü, varılacak noktayı ve bu yolun stratejilerini belirler, şirketin tüm fonksiyonlarını, etkin, güçlü ve hedef odaklı çalışmasını planlar, takip eder ve sonuçları değerlendirerek düzeltmelerle hedefe varılmasını sağlar.
Yönetim Sisteminin beyni olan “Stratejik Planlama” Sistemi, sinir sistemi olan “Hedeflerle Yönetim”, “Veri-Kaynak Yönetimi”, “Süreç Yönetimi” ve “Performans Yönetimi” sistemlerinin, şirketin fonksiyonlarını idare eden kasları olan Yönetim Alt Sistemleri ile ilişkisi basitçe aşağıdaki diyagramda sembolize edilmiştir.
Profesyonel Yönetim Sistemleri Danışmanlığı Kapsamındaki Yönetim Alanları
Profesyonel Yönetim Sistemleri Danışmanlığı, işletmelerin tüm fonksiyonlarını stratejik hedeflerle uyumlu, ölçülebilir ve sürdürülebilir bir yapıya kavuşturmayı amaçlar. Aşağıda yer alan yönetim alanları, SmartBusiness Profesyonel Yönetim Sistemleri danışmanlığının bütüncül yapısını şematik ve örnek olarak göstermektedir.
Planlama
Sistemi
Yönetim
Sistemi
Kaynak
Yönetimi
Yönetimi
Yönetimi
Yönetimi
Yönetimi
Yönetimi
Yönetimi
Kaynakları
Yönetimi
Yönetimi
Yönetimi
Yönetimi
Yönetimi
Yönetimi
Yönetimi
Yönetimi
Yönetimi
Yönetimi
Yönetimi
Yönetimi
Yönetimi
Yönetimi
Yönetimi
İyileştirme
SmartBusiness® Başarı Modeli Yönetim Sistemleri
Stratejik ve Kurumsal Yönetim Sistemleri
- Stratejik Planlama Sistemi: Stratejik Planlama Sistemi şirketin bulunduğu pazardaki rekabet durumunu maksimize edecek şekilde kurgulanmalıdır. Uzun vadeli şirket hedeflerin belirlenmesi ve yol haritasının oluşturulması için gerekli tüm faaliyetleri kapsar..
- Hedeflerle Yönetim Sistemi: Kurumsal hedefleri olmayan şirketlere yaşamıyor. Hem kurumsal hedefleri doğru belirlemek hem de şirket tepe yöneticilerinin kişisel hedeflerini bu hedeflerle birleştirerek oluşacak planları hayata geçirmek ve performans takibini yapacak tüm alt süreçleri kapsar.
- Veri ve Kaynak Yönetim Sistemi: Veri, bilgi, insanlardaki şirket birikim (know-how) ve bu bütünlüğün güvenle turulması, doğru analizler yapılabilmesi, ve işe yarar sonuçlar üretebilmesini sağlayacak tüm içeriği kapsar..
Operasyonel ve Fonksiyonel Yönetim Alanları
- Pazarlama Yönetimi: Mevcut pazarda talep oluşturmayı, var olan talebi bize yöneltmeyi sağlarken, hedef pazarlarda da marka farkındalığı oluşturur..
- Satış Yönetim: Ölçülen pazar potansiyeline uygun hedeflenen satış miktar ve cirolarına ulaşma için bir Satış Yönetim Planından, Kota ve Prim Sistemine, Performans Takip Sisteminden, Satış Ekibi oluşturmaya kadar bir çok çalışmayı ve içeriği kapsar..
- Müşteri İlişkileri Yönetimi (CRM): Pazarlama Hunisi, Satış Hunisi kurgusundan, Hedef Müşteri Analizine, CRM yazılımı ve uygulamasından Satış Destek Sistemine kadar birçok çalışmayı ve içeriği kapsar.
- İnsan Kaynakları Yönetimi: Şirketin stratejik hedeflerini gerçekleştirebilecek organizasyon yapısı ve bu yapının zaman içinde fazlar halinde ve hedeflere bağlı olarak nasıl gelişeceğinin (evrileceğinin) planını yakmakla başlar. Bu sistem; İş Süreçleri kurgusunda pozisyon ve çalışan eşleşmesi ile Performans Yönetim Sistemi tasarımı yapılmasını ve bir çok başarı odaklı çalışma ve uygulamayı kapsar.
- Finans Yönetimi: Hem mevcut finansal yapının durum tespitini hem de Stratejik Şirket Hedeflerini gerçekleştirmek için oluşturulması gereken Finans Sistemini kurgular. İş Planı (Business Plan) başta olmak üzere, Nakit Akışı Yönetim Sistemi, Tahsilat Yönetimi, Krediler Yönetimi, Fizibilite Uygulaması, gibi bir çok alt sistemin şirkete göre planlanması ve kurulmasını içerir. Ayrıca ileri analizler ve raporlamalarla şirket tepe yönetiminin radarı ve ileriyi gösteren ışığı olacak şekilde kurulur.
- Maliyet Yönetimi: Pazarda mevcut ürünlerin ve rakip ürün ve hizmetlerin maliyet yapılarını analiz etmek ve bir Benchmarking çalışmasıyla başlar. Ürün ve hizmetlerin maliyetleri "Direkt Maliyetler" ve "Endirekt Maliyetler" ayrımını yapısal bir yazılım ile yapmak esastır. Maliyet kurgusu yazılım üzerinde yapılır ve takip edilir.
- Bütçe Yönetimi: İş Planı (Business Plan) referansli bir bütçeleme şirketler için en sağlı finansal planlama başlangıcıdır. Bütçenin iki tarafı olan Gelirler ve Giderler beraber planlanmadan Nakit Akış Tablosu dahil birçok hayati sistem doğru çalışmaz. Bütçe şirketin en üst düzey planlama işidir. Tepe yönetimin asli sorumluluğudur.
- Yatırım Yönetimi: Şirketin geleceğini belirleyen şey hangi alanlara yatırım yapması gerektiğini bulmaktır. Yatırım her zaman arazi, bina, fabrika, makina olmaz. Bir gelişim alanı, bir yönetim fonksiyonu, bir satış kanalı, markanın bir yüzü de yatırım alanı olabilir. Önemli olan stratejik düzeyde şirketin geleceği için doğru alanı bulmak ve bunun şirkete ne katacağını doğru bir Fizibilite Çalışmasıyla ispat etmektir.
- Operasyon Yönetimi: Şirketin uzmanlığına, sektörüne, iş koluna bağlı olarak katma değer oluşturacak faaliyetleri, şirketin stratejik hedefleri doğrultusunda verimli ve etkili şekilde gerçekleştirmesi için bir sistematik kurmak ve yönetmek iş bütününü kapsar..
- Üretim Yönetimi: Ürün ve hizmetlerin sistemle, kontrollü ve kısıtlara (maliyet, kalite, ölçü vb.) göre sunuma hazır hale getirilmesi ile ilgili tüm alt süreç ve operasyonların yönetimini içerir.
- Kapasite Yönetimi: İster üretim şirketi olsun ister hizmet şirketi olsun, isterse de proje şirketi olsun; pazardaki potansiyelin gerçeklenmesi için hedeflenen çıktı miktarına uygun şirket kaynaklarını planlamak ve yapılandırmak için bir sistematik oluşturmayı kapsar. Yatırım Planlaması da Kapasite Yönetiminin bir çıktısı olarak konumlandırılır.
- Planlama Yönetimi: Talep Tahminlemesi ve Planlamasından Satış Bütçesinin Tedarik Planlamasına, varsa Üretim Planlamasından. İş Gücü İhtiyaç Planlamasına, Tedarik Kaynakları Planlamasından, Şirket Bütçesinin Planlamasına, Kapasite Planlamasından Ürün Karlılık Realizasyon Planlamasına kadar birçok bunun gibi şirket ve yönetim için hayati fonksiyonda işleri kapsar.
- Tasarım ve ArGe Yönetimi: Şirket Karlılık ve Müşteri Tatmini optimizasyonundan, Toplam Satış Karı maksimizasyonuna kadar birçok kısıt ve parametreyi gözeterek Ürün ve Hizmetlerin Tasarımı için gerekli birçok faaliyeti içerir.
- Mühendislik Yönetimi: Operasyon, üÜrün ve /veya hizmetlerin teknik yönetimi için bir çok planlama ve faaliyeti kapsar..
Tedarik Yönetim Alanları
- Satınalma Yönetimi: Malzeme ve hizmet alım süreçlerinin başta maliyet, kalite ve zamanında teslimat performans kriterleri önceliğinde sistematik yönetilmesini kapsar.
- Tedarikçi Yönetimi: Tedarikçi alternatifi oluşturmaktan, ana tedarikçileri risk değerlendirme gruplarıyla beraber oluşturup, Tedarikçi Performans Yönetimi dahil tüm alt süreç ve sistemlerin yönetimini kapsar.
- Lojistik Yönetimi: Hem şirket içi, me şirket dığı ürün dağıtım ve teslimatı hem de malzeme tedariği ve operasyon lojistiği.dahil tüm süreç ve alt sistemlerin yönetimini kapsar.
- Hizmet Alım Yönetimi: Şirketlerin ana konularına odaklanmaları için ana konu dışındaki tüm işlerin hizmet alımları ile yönetme stratejilerinin öneminin arttığı bir zamanda çok önemli bir fonksiyondur. Eğitim, gelişimden ana sunum konularının destek süreçlerinin hizmet alınlarına kadar birçok faaliyeti kapsar..
- Fason Üretim Yönetimi: Varsa dış operasyonlar, fason ürün ve hizmet tedariki konuları bugün şirketlerin büyümesinde önemli rol oynuyor. Satınalma - Tedarik - Operasyon üçgeninin kesişim noktasındaki bu fonksiyon birçok koordine süreci kapsar.
Kalite, Süreç ve Sürekli İyileştirme Yönetim Alanları
- Kalite Yönetimi: Yönetim Sisteminin temelini Kalite Yönetim Sistemi (KYS) oluşturur. Ürün ve hizmet kalitesinden bağımsız bir yönetim sistemi standardı olarak sistematik kural ve disiplin bütünü olarak tüm alt uygulamalrının etkin çalıştırılması için tüm içeriği kapsar.
- İş Süreçleri Yönetimi: Şirketin tüm iş oprasyon ve etkileşiminin en temel haliyle algoritmik bir akış ve kurallar bütünüyle standartlaştırılmasıdır. Tüm süreçlerin etkinliği ve istenen düzeyde çalışıp çalışmadığı takibi ise İş Süreçleri Performans Parametreleriyle sayısal sonuçlar bazında takip edilmelidir..
- Performans Yönetimi: Şirketlerde performansın iki yüzü vardır. Birincisi İş Süreçleri performansı, ikincisi ise süreçlerde görevli tüm çalışanlar için insan performansıdır. Bu ikisi beraber takip edilerek doğru bir değerlendirme yapılabilir. Performans Yönetim Sistemi de bu iki takip noktasının etkin yönetilmesi için gerekli tüm aktiviteyi kapsar..
- Sürekli İyileştirme Yönetimi: Gelişim ve ilerlemenin yolu "Sürekli İyileştirme" sistematiğidir. Şirketi kazanç, sürdürülebilirlik, verimlilik, etkinlik, insana uygunluk gibi bir çok açıdan bir yönetme bağlı olarak sürekli iyileşmesini sağlayan planlama ve uygulama bütününü kapsar. .
Marka ve Gelişim Yönetimi Alanları
- Marka Kurumsal Gelişim Yönetimi: Yönetsel, organizasyonel, operasyonel kurumsal uygulamalar ile içeride, pazar stratejisi, büyüme stratejisi, paydaş stratejisi gibi alanlarda da dışa odaklı marka gelişim alanlarının kurumsal tarafının içeriklerini kapsar.
- Marka Değer Yönetimi: Yatırımcı ve müşteri gözünde değer oluşturacak planlama ve uygulama bütününü kapsar.
- Marka İletişim Yönetimi: Pazarlama kavramının en önemli çıktısı olan pazar ve müşteri iletişimi kavramı içindeki tüm uygulama bütününü kapsar.
Yönetim Sistemi etkin çalışarak nasıl sonuç alır?
Ticari işletmelerin şirket başarısını; iyi bir kârlılık oranıyla (1), yüksek satış hacmi oluşturmak (2) ve bu durumu sürekli, sürdürülebilir ve kalıcı yapmak (3) olarak tanımlayabiliz. İş başarısı bu üç durumun sürekli birlikte olmasıyla mümkün. Üçünden herhangi birinin diğerlerinden geri olması durumu şirketin riskinin artması anlamına gelir. “Satış yüksek – kârlılık düşük” senaryosunda finansal riskler artar. “Kârlılık yüksek – satış düşük” senaryosunda da büyümememe hatta küçülme riski artar. Bugün hem satış hem kâlılık yüksek ama gelecek kurgusu yoksa şirketin devam etmeme riski artar. Dengeli olarak her zaman yüksek kârlılık, yüksek ciro ve devamını sağlayacak durumda tutmak ise; tüm Stratejik Yönetim Sistemleri ve yönetim fonksiyon ve bileşenlerinin kusursuz, profesyonelce yönetilmesiyle mümkündür.
Bugün şirketlerin yöneticileri; şirketlerinin hangi sistemlerinin çok iyi çalıştığı, hangi fonksiyonlarında zayıflık olduğu konusunda bir tarafsız uzman değerlendirmesine ihtiyaç duyuyorlar. Onlar da çok iyi biliyorlar ki, sadece mevcut iş sonuçlarına veya önlerine sorun gelememe durumlarına göre tüm sistemlerin sorunsuz çalışıp, çalışmadığı hakkında bir sonuca varmazlar. Bazen sorunsuz işleyen bir iş yönetim sistemi kişi veya kişilere bağlı çalışıyordur, o insanlar gider işler aksar. Bazı iş yönetim fonksiyonları pazar, ekonomik durum, talep yönü gibi dış koşulların etkisi ile sorunsuz çalışır gibi görünür ama bu dış koşullar zamanla değişince iş fonksiyonları çalışmaz duruma gelir. Bazen şirket işleyiş yapısı eskiden olduğu gibi işlemeye devam etse de rekabet koşulları, dünyanın hızı, teknoloji değişir ve şirkette eskiden iyi sonuç veren sistemler istenen sonuçları alamaz hale gelir. Bazen de sistemleri eskisi gibi çalıştıracak insanları bulmaz veya eski sistemlerin insanlardan beklediği çalışma şekillerini alamaz olur ve yine şirket fonksiyonları ve sistemleri şirketi başarıya götüremez olur. Tüm bu durumlar hayatın gerçeğidir ve kaçınılmaz şekilde yaşanmaya ve daha çok yaşanmaya devam edecektir.
Peki şirketimizi bugün ve gelecekte başarılı yapmak için ne yapmalıyız?
- Öngörüleri geliştirmek, ileri alanizlerle geleceği sezmek ve lider olma yetkinliklerini geliştirerek gerekir. Bunun için hızlı, zamanında ve doğru kararları alarak yönetmek şarttır.
- Doğru insanları bulmak, insanlardan çalışan grubu değil, “iyi bir ekip” yapmak başarının anahtarıdır. Bununla birlikte etkin çalışıp sonuç almalarını sağlayacak liderlikle başarı peşinde koşmalarını sağlamak gerekir.
- Tüm bunları uyum içinde ama dinamik yapıda, değişen şartlara adapte olacak şekilde organize etmek gerekiyor. Bu organizasyonla profesyonel yönetim sistemleri sayesinde kişilerden bağımsız olarak çalışmak mümkün olur.
Bu birbirinden zor üç başlıktan en kolayı sonuncusu olan “Yönetim Sistemlerini” kurmaktır. Gelecekte hem pazar, hem talep hem de insan beklentilerinin daha fazla ve hızlı değişeceğini öngörerek, proaktif-dinamik ve sürdürülebilir bir yönetim yapısını kurarak işletmenin yolu şudur: Doğru analizlerle belirlenen “Temel Stratejileri” ve onlara ait “Stratejik Hedefleri” gerçekleştirecek profesyonel “Yönetim Sistemlerinin” kurulması ve Süreç Yönetimi ve Performans Yönetiminin uyumlu çalışmasıyla dinamik ve kendini sürekli uyumlayan iş yönetim alt sistemlerinin çalıştırılmasıdır.
SmartBusiness® BaşarıModeli Yönetim Sistemleri nasıl kurulur?
Her şirketin yapısı, durumu ve ihtiyaçları farklı. Ticari işletmelerin nihai amaçları ortak olsa da, her biri için ayrı bir başarı tanımı var. Bu tanımın önemli bir kısmı da şirket sahiplerinin, ortakların, tepe yöneticilerin kişisel hedef ve beklentileri ile şekilleniyor. Üstelik şirketin bugünkü ihtiyaçları ile birkaç yıl sonra, bir on yıl sonra, bir kuşak sonra ihtiyaçları arasında çok fark olacak. Vizyoner yöneticiler, iş sahipleri, iş ailelerinin söz sahipleri şirketlerin gelecek planını (belki hayalini) yaparken geleceğe odaklanıp, sürdürülebilir ve kalıcı bir şirket yapısı için şirketin dönüşmesi gereken düzeye, evriminin aşamalarına kilitlenirler.
Bir şirketin sahiplerine, yöneticilerine ve çalışanlarına sorsak; “bizim şirketin gelecekte de yaşaması, başarısını arttırarak büyümesi için neye ihtiyacı var?” diye, ne yanıt alırız? Herhalde tek bir yanıt almayız. Her pozisyondan, her sorumluluktan, her açıdan farklı ihtiyaçlar belirgin olacaktır. Dolayısıyla öncelikle “şirketin gerçekten neye ihtiyacı olduğu” konusu üzerinde çalışarak, konuşarak, ölçerek, matematiğe ve bilimin gerçeğine dayalı, uzlaşılı bir ortak sonuca varabilmek önemlidir. Bunun için sistematik bir analiz, hazırlık uygulama gibi farklı adımları olan bir yöntem izlenmelidir.
Her şirketin farklı ihtiyaçları olduğu, şirketlerin yıllar için geliştirdiği çok değerli kendine özgü sistemleri olabileceği bir gerçektir. Şirketleri bugüne başarı ile getiren bu tecrübeyle, belki başarısızlıklardan alınan derslerle veya çok çaba ile kurulan mevcut sistemlerinin heba olması da bir kayıptır. Önemli olan bir şablona göre çalışmak değildir. Önemli olan pazarın, rekabetin bugünkü ve gelecekte evrileceği noktaya göre şirketi sürdürülebilir olarak kolay ve ölçerek yönetmek, değişen koşullara göre dinamik bir yapıyla kendini şartlara uyumlayabilmesini sağlayacak sistemlerle çalışacak hale getirmektir. Sonuç olarak; hiçbir detayı atlamadan tüm resme baştan bakmak, tüm analizleri yapmak, beklentileri almak, ihtiyaçları belirlemek gerekir ama mevcutta iyi çalışan sistemleri nasıl geliştirebileceğimizi bulmak ve geleceğe hazırlamak yeterli olacakken, eksik veya yanlış çalışan sistemleri de ya yeniden kurmak ya da kapsamlı olarak revize ederek geleceğin şartlarına göre dinamik kendini adapte eder hale getirmek gerekecektir. Bu tüm resme bakma ihtiyacından dolayı etkin analizlerle mevcut durumu ve gelecek ihtiyaçlarını belirleme kurgusuna örnek olabilecek bir süreç akışı verilmiştir. Yukarıda dediğimiz gibi her şirketin ihtiyacı ayrı ise her şirket için ayrı bir gelişim / eksik giderme / geleceğe hazırlık planı yapılmalıdır.
SmartBusiness® Başarı Modeli Yönetim Sistemleri kurulımu örnek uygulama planı
Şirketin rekabetteki durumunu, pazardaki yerini, ürün ve hizmetlerini bugün hangi özelliklerinden dolayı satış yapabildiğini, tercih edildiğini, gelecekte o pazarda iş yapabilmek için hangi özelliklerini geliştirmesi gerektiğini belirlemeden hangi yönetim sisteminin nasıl kurgulanacağı ve kurulacağını bilmek imkansızdır. Şirket yöneticilerinin mevcut sorunlardan dolayı “bizim şirketin şuna ihtiyacı var” demeleri; bir hastanın sadece hissettikleri ve şikayetleri ile kendisine tanı koymasına benzetilebilir. Her doktor hastanın şikayetlerini dinledikten sonra kendisine göre bir test, tahlil, analiz sürecinden sonra bir teşhis ve tedavi planı yapar. Her işin başı analiz olmalıdır. Bilerek bir şey yapmamak, bilmeden çok şey yapmaktan daha iyi olabilir. Bilerek gereğini yapmakta hepsinden iyidir.
Çok iyi bir sistemimiz var.
SmartBusiness® BaşarıModeli ile; şirket sahiplerinin, tepe yöneticilerinin şirketlerini kârlı, başarılı, değerli ve kalıcı yapmaları için gerekli sistemleri kurmaları, başarı ile çalıştırıp, sonuç almaları için bir sistem sunarız.
Ama bir kalıbımız yok!
Şirketleri sektörüyle, pazarıyla, rekabet şartlarıyla, onu var eden yapısıyla, çok iyi çalışan tecrübeyle kurulmuş sistemleriyle, farklı durumları – farklı ihtiyaçlarıyla, yöneticilerinin özel beklentileriyle benzeriz olduğunu kabul edip, hiçbir ön yargı, genelleme yapmadan, kalıplardan uzak çalışırız.
Her işi ayrı değerlendirecek tecrübemiz var.
Her şirketin, her tepe yöneticisinin başlı başına değerlendirme ve analiz gerektirdiğini bilecek deneyim ve yaklaşım sahibi olarak işimizi icra ederiz.